RFP入門/
提案依頼書の作りかた

■RFP（提案依頼書）とは

RFP自体は、本来は業者からの企画案を求めるための書類ですが、企画案を求めるにせよ、依頼者サイドでは何らかのビジネスモデルや、 実現したい企画があるわけで、これを示し、業者からの提案なり予算を示してもらい、より具体的な提案・企画を作りあげていくことに なるわけです。
つまり、RFPは「企画書」と開発業者に求める要求事項をまとめたものとして捉えていだだければよいでしょう。
開発業者側ではこのRFPを元に、求められる機能や運用まで含めた提案をすることになります。

RFPには決まった書式というものはありませんから、自由に記述してもらってもかまいません。
一般的にはパワーポイントなどで作成し、数ページ程度のものが多いようです。

そうは言っても、「この程度のことを書いておくとよい」といったポイントも当然あるわけです。
具体的な記述のない、コンセプトレベルでのRFPですと、それを受け取る開発業者によって、発注者である皆さんの考えに対する 受け取り方・理解度に違いが出てきます。

「必要のない機能がずいぶん含まれていて、予想以上に費用が高い」
「見積書も明細が各社によってバラバラ。比較のしようがない」

などといった問題が発生する可能性が高くなります。

もちろん発注者側である皆さんが、「自分達はWebに関する知識が不足している。基本コンセプトだけを示すので、具体的な実践プランや、 実現するための方法をアドバイス・提案してほしい」といったように、開発業者からの提案を求める方法もあります。

■RFPに記載すべき事項

RFPの書式は自由であると言いましたが、記載すべき内容としては以下のような事項が考えられます。
RFPを作成するときの参考にしてください。

１．概要・・・企画の全体構想を伝える

サイトのコンセプト（開設の目的や基本概念）やWebサイト構築に至った背景・想定するユーザ像・競合他社の状況・ 希望する内容に近いサイト名などを示し、開発業者と基本となる考え方を共有できるようにします。
ビジネスモデルや収益に関するプランがある場合は、それも記載します。

２．コンテンツ関係に関する情報

サイトに掲載するコンテンツの内容などを記載します。
サイトマップ（全体の構成図）などがあれば、それも資料として添付します。 ECの場合は、商品点数や写真点数なども記載してあると、正確な見積りが期待できます。

３．必要な機能

企画を実現するために必要と思われる機能を記載します。 ここではあまり細かいことまで書く必要はありません。
箇条書きで、必要と思われる機能を列挙すればよいでしょう。
ECを例にとると、

「商品はいくつかのカテゴリ単位で管理できるようにしたい。」
「商品別売上ランキングを表示したい。」
「配送先/支払方法指定ができること。」
などのように記載します。

なお、「従来手作業で行っていた作業を、アプリケーションに機能として組み込み自動化したい。」といったような希望がある場合は、 現在のワークフローの手順の説明なども記載します。
開発業者側はこれによって、改善案も含めたWeb による無理のない機能の提案がしやすくなります。

４．予算

予算が決まっている場合は記入します。
「100万円かかるのか、500万かかるのか皆目見当がつかない」といった場合は別ですが、金額を明示することによって 以下のようなメリットもあります。

• 開発業者による見積り金額のバラツキが少なくなる。つまり、提案内容自体の比較検討がしやすくなる。
  
• 予算に応じた最適な提案が望める。
• 予算とプランとの乖離や、実現性が把握しやすくなる。

これは、開発業者が見積りを作成する際に、過去の自社の事例を元に、予算と仕様を照らし合わせて実現できる範囲 （ホスティング環境やデータベース導入の有無・機能など）を決めるので、予算が分かっていたほうがより現実的な 提案ができるからです。
※デメリットとしては、予算に縛られてしまうため提案内容が似てしまう場合があります。

５．運営体制

サイト運営に係わる担当者の役割や人数などを記載します。 また、「役割によって操作権限を設定したい。」といった希望がある場合は、そのことも記載しておきます。

６．スケジュール

オープン希望日や、サイトの構築に関連する自社のスケジュールを記載します。
スケジュール表自体は開発業者で作成してくれます。

７．技術面での限定事項

サーバの設置条件などがある場合は記載します。
「契約済みのホスティング会社があるのでそこで動かしたい。」
「メールマガジンを発行したいが、5000人に１時間以内で送りたい。」
など、内容によっては構築作業に大きく影響する場合もあるので、分かる範囲内で記入してください。

８．プロモーション関連